Integritetspolicy

Vem som ansvarar

Balba Group AB, org.nr 559606-3726, är personuppgiftsansvarig för Famoras egen förmedling av förfrågningar, webbplatsens drift och säkerhet samt administration av byråkonton och avtal.

Du når oss på support@famora.se. Använd adressen även för frågor om dataskydd och dina rättigheter.

Om du använder en byrås egen intagslänk, med en adress som börjar med famora.se/intag/, är byrån personuppgiftsansvarig för intaget och den fortsatta hanteringen av dina ärendeuppgifter. Famora tillhandahåller då systemet som byråns personuppgiftsbiträde. Byråns namn visas i formuläret. Kontakta byrån för dess integritetsinformation. Famora ansvarar fortfarande för sin egen behandling, exempelvis teknisk säkerhet och administration av tjänsten.

Vilka uppgifter vi behandlar

När du söker juridisk hjälp

Vi får i första hand uppgifterna från dig när du fyller i formuläret.

Formuläret har inga särskilda fält för personnummer, efternamn, bostadsadress, barnets namn eller skola. Sådana uppgifter kan ändå följa med om du själv skriver dem i ett fritextfält. Lämna bara det som behövs för att förstå vilken hjälp du söker.

Beskrivningen med egna ord är frivillig. Undvik personnummer, journaluppgifter, detaljerade diagnoser och uppgifter om andra personer som inte behövs. Skriv inte detaljer om brott, polisanmälningar, förundersökningar eller konkreta brottsmisstankar. De strukturerade svaren används för matchningen. Detaljer kan du ta direkt med den byrå som tar emot förfrågan.

En beskrivning kan innehålla uppgifter om barn, en annan förälder eller andra närstående. Uppgifternas källa är då den person som lämnat beskrivningen. Familjesituation och hälsa kan innebära särskilda skyddsbehov även när uppgifterna lämnas genom fasta svarsalternativ.

När du besöker webbplatsen eller använder ett konto

Vi behandlar tekniska uppgifter, exempelvis IP-adress och webbläsarinformation, för att leverera tjänsten och skydda mot missbruk. Applikationens loggar använder i flera fall pseudonymiserade värden. Pseudonymisering betyder inte att uppgifterna är anonyma. Drift- och nätverksleverantörer kan också behandla tekniska uppgifter för att överföra trafik och skydda tjänsten.

Om du väljer frivillig mätning registrerar vi tillåtna händelser, exempelvis sidbesök och hur långt i formuläret du kommer, med en pseudonymiserad sessionsidentifierare. Formulärtext och kontaktuppgifter ska inte ingå. Mätningen beskrivs i cookiepolicyn.

För byråanvändare och administratörer behandlas namn, e-postadress, roll, byråtillhörighet, inloggningsuppgifter och säkerhetsrelaterade händelser. Lösenord lagras som hashvärden. Vi behandlar även uppgifter som behövs för tvåfaktorsautentisering, avtal, fakturering, betalningsregistrering och support. BankID ingår inte i den nuvarande tjänsten.

Ändamål och rättsliga grunder

Du kan kontakta oss för information om en intresseavvägning som gäller dina uppgifter. Att någon har skickat in ett formulär ger inte ett generellt stöd för behandling av alla uppgifter om den personen eller om andra.

Uppgifter som kräver särskilt skydd

För känsliga personuppgifter krävs, utöver en rättslig grund enligt artikel 6, ett tillämpligt undantag enligt artikel 9. För nödvändig behandling med direkt samband till ett rättsligt anspråk tillämpas artikel 9.2 f. Det gäller oavsett om uppgiften lämnas i fritext eller genom ett strukturerat svar. Behandlingen ska vara nödvändig och begränsad till det aktuella ändamålet.

Uppgifter om brott och konkreta brottsmisstankar omfattas av särskilda regler i artikel 10. Vår instruktion är att sådana detaljer ska lämnas direkt till den juridiska byrån. Om en sådan uppgift ändå förekommer måste stöd för den faktiska behandlingen bedömas särskilt, bland annat mot 5 § förordningen (2018:219). En varning i formuläret eller att texten är frivillig skapar inte i sig rättsligt stöd.

Vem som får se din förfrågan

Före en byrås accept

Förfrågan visas samtidigt för relevanta anslutna byråer. Förhandsvisningen är begränsad till:

• Ärendetyp, län och kommun.
• Hur bråttom det är och önskat kontaktspråk.
• Om en domstolsprocess pågår och vid vilken instans.
• Om du har haft ombud tidigare.
• Om du har angett att det finns en tidsfrist.
• Om du har skrivit en egen beskrivning, utan att innehållet visas.

En sammanställning i löpande text bygger på samma uppgifter. Byrån ser inte ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer, din beskrivning, uppgifter om barnen eller markeringar om våld, missbruk eller hälsa före accept. Även förhandsvisningens begränsade uppgifter kan vara personuppgifter.

Kan de riktat tillfrågade byråerna inte ta emot förfrågan, eller saknas en sådan byrå, kan samma begränsade förhandsvisning bli tillgänglig för andra anslutna byråer i Sverige.

Efter accept

Den byrå som accepterar får tillgång till kontaktuppgifter, beskrivning och övrigt behörigt ärendeunderlag. Utlämnandet registreras. Byrån är självständigt personuppgiftsansvarig för sin kontakt, uppdragsbedömning, rådgivning och fortsatta behandling. Famora ansvarar fortsatt för den behandling Famora själv bestämmer över.

Lämnar byrån tillbaka ärendet kan en ny byrå senare få uppgifterna efter en ny accept. Den tidigare byrån förlorar åtkomsten till innehållet hos Famora men kan ha kvar uppgifter som den redan fått. Byrån ansvarar för den behandlingen. Vid eget intag går uppgifterna direkt till den byrå vars intagslänk du använder.

Se även villkoren för delning av uppgifter.

Leverantörer och andra mottagare

Hostinger International Ltd., Cypern, tillhandahåller hosting, databas, backup och e-posttjänst. När Famora är personuppgiftsansvarig är Hostinger personuppgiftsbiträde. Vid byråns eget intag är Hostinger underbiträde till Famora.

Kontots uppgifter anger applikationsserver i Litauen och hostingbackup i Frankrike. Det är inte ett besked om att all e-post, support och övrig behandling i leverantörskedjan sker i dessa länder. Hostingers aktuella underleverantörer och avtalsvillkor finns i Hostingers personuppgiftsbiträdesavtal. Vilka funktioner som används avgör vilka leverantörer som faktiskt behandlar uppgifter för tjänsten.

Om uppgifter görs tillgängliga utanför EU/EES krävs stöd enligt dataskyddsförordningens regler om tredjelandsöverföring. Hostingers avtal innehåller standardavtalsklausuler. Tillämpligt stöd och behov av kompletterande skydd ska bedömas för den faktiska överföringen. Kontakta oss för uppgifter om berörda mottagare och skyddsåtgärder eller för att begära en kopia av relevant överföringsstöd.

Uppgifter kan även behöva lämnas till myndighet när lag eller bindande beslut kräver det. Vi säljer inte klientuppgifter och lämnar dem inte för tredje parts marknadsföring.

Matchning och bedömning av uppdrag

Matchningen använder strukturerade svar och fasta regler om bland annat ärendetyp, område, språk och byråernas tillgänglighet. Fritexten analyseras eller värderas inte av systemet. Sammanställningen är ingen juridisk bedömning.

En första matchningsperiod pågår i högst 21 dagar från inskicket. Om ett accepterat ärende lämnas tillbaka kan matchningen återupptas i högst 21 dagar från det första återupptagandet. Senare återlämningar förlänger inte den tidsgränsen. Den bredare förhandsvisningen förlänger inte heller perioden.

Byrån bedömer själv om den kan ta ett juridiskt uppdrag, och du bestämmer om du vill gå vidare med byrån. Att matchningen återupptas innebär inte att samtliga lagringstider börjar räknas om.

Lagring och radering

Uppgifter ska tas bort när de inte längre behövs för ett dokumenterat ändamål. Hanteringen omfattar både automatiska regler och manuell prövning. Loggklassificering, bevisminimering, kopior och samordnade avslut kräver särskild handläggning; ett datum i tabellen innebär inte att samtliga kopior raderas automatiskt vid samma tidpunkt. Radering prövas mot uppgiftens typ, rättslig grund, tidsankare, pågående ärenden, rättighetsbegäranden och eventuella rättsliga hinder. En teknisk koppling eller ett gammalt konto är inte i sig ett skäl att spara uppgifter.

Delar av bevisminimeringen, loggklassificeringen och kopiehanteringen verkställs genom särskild manuell handläggning. De beskrivna tiderna är inte ett löfte om att varje kategori rensas automatiskt. En teknisk rensgräns ger inte rätt att behålla uppgifter längre än det dokumenterade behovet.

Aktiva bedömningar av fortsatt bevarande ska omprövas senast inom 90 dagar och tidigare vid ändrade förhållanden. Ett passerat granskningsdatum är inte i sig ett beslut att radera eller förlänga bevarandet.

För byråns eget intag gäller byråns instruktioner och biträdesavtalet. Famoras tider för den egna förmedlingen ger inte rätt att radera byråns uppgifter utanför instruktionen. Olika uppgifter i samma ärende kan därför ha olika slutdatum.

Radering i den aktiva miljön innebär inte att varje historisk säkerhetskopia skrivs om omedelbart. Kopior ska vara skyddade, omfattas av dokumenterade bevarandetider och tas bort genom kontrollerad rotation. Återställda uppgifter ska stämmas av mot senare raderingar, rättelser och begränsningar innan de får användas i normal drift. Bevarande för ett särskilt rättsligt krav ska avgränsas och dokumenteras. Du kan begära information om vilka uppgifter och kopior som berörs.

Dina rättigheter

Beroende på behandlingens grund och omständigheter har du rätt till information och tillgång, rättelse, radering, begränsning och dataportabilitet. Du kan invända mot behandling som bygger på berättigat intresse. Portabilitet gäller under de förutsättningar som anges i artikel 20.

Du kan när som helst återkalla samtycke till frivillig mätning via Ändra cookieval. Återkallelsen påverkar inte lagligheten av behandling som skett före återkallelsen. Du kan också begära radering av tidigare mätuppgifter som vi kan identifiera utan att samla in nya uppgifter enbart för identifiering.

Skriv till support@famora.se. Vi besvarar en begäran utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad från mottagandet. Om begäran är komplicerad eller flera begäranden behöver hanteras kan fristen förlängas med högst två månader. Du ska då informeras inom den första månaden om förlängningen och orsaken. Om vi inte vidtar en begärd åtgärd får du information om skälet och om möjligheten att klaga eller få saken prövad.

Vi kan behöva kompletterande uppgifter för att bekräfta din identitet när det finns rimliga tvivel. Kontrollen ska vara proportionerlig. Skicka inte identitetshandlingar eller känsligt ärendeinnehåll i vanlig e-post utan överenskommen säker hantering.

Rätten till radering är inte ovillkorlig. Uppgifter kan behöva bevaras för exempelvis bokföring eller ett nödvändigt rättsligt anspråk. Vi ska kunna förklara vilka uppgifter som undantas och varför. Att en uppgift ligger i en logg betyder inte att den får sparas obegränsat.

Har en byrå mottagit uppgifter ansvarar den för sina egna beslut om rättelse och radering. Vi hanterar den del som vi ansvarar för och ska, där lagen kräver det, underrätta mottagare om genomförd rättelse, radering eller begränsning. Vid byråns eget intag bistår vi byrån enligt dess instruktioner. En begäran som omfattar båda flödena ska delas upp efter faktiskt ansvar.

Information till andra berörda personer

När uppgifter om dig kommer från någon annan gäller även informationsskyldigheten i artikel 14. Informationen ska normalt lämnas inom en månad och i förekommande fall senast vid första kontakten eller första utlämnandet. Ett undantag får bara användas efter en konkret och dokumenterad bedömning enligt reglerna, med lämpliga skyddsåtgärder. Vi ska beakta risker för barn och personer i utsatta situationer.

Klagomål

Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten. Du behöver inte kontakta oss först. Du har också de rättigheter till rättslig prövning som följer av dataskyddsförordningen.

Säkerhet

Trafiken till tjänsten skyddas med krypterad förbindelse. Kontaktuppgifter, fritext och vissa kompletterande textfält krypteras i applikationen före databaslagring. Strukturerade svar, referenser och vissa logguppgifter omfattas inte av samma fältkryptering. Formulärsutkastet i webbläsaren är inte krypterat av Famora.

Partner- och administratörsåtkomst skyddas med personliga behörigheter och tvåfaktorsautentisering. En klient kan få en personlig statuslänk. Den ska hanteras som en privat åtkomstlänk och inte delas med obehöriga.

Klientens beskrivning visas inte i den ordinarie administrativa ärendevyn. Behörig behandling kan ske vid exempelvis ett verifierat registerutdrag eller en dokumenterad återlämning för en byrås räkning. Sådan behandling ska ha avgränsat ändamål och behörighet och vara loggad. Byråns behöriga läsning och export av beskrivningen registreras.

Ändringar i policyn

Vi bevarar publicerade versioner och dokumenterar vilken information som hörde till ett visst inskick eller godkännande. En integritetspolicy är information om behandlingen, inte ett obegränsat samtycke. Vid ändrade ändamål eller annan väsentlig ändring lämnar vi information enligt tillämpliga regler och hämtar nytt samtycke när behandlingen kräver det. Tidigare godkännanden och accepterade avtalsversioner skrivs inte om.