Så fungerar systemet

Kort om vad vi gör

En förälder som söker juridisk hjälp fyller i ett strukturerat formulär hos oss. Systemet strukturerar svaren enligt fasta regler och visar förfrågan till de byråer som arbetar med den typen av ärende där personen bor.

Vi lämnar aldrig juridisk rådgivning. Vi bedömer aldrig ett ärendes utsikter. Ni ansvarar själva för rådgivningen och klientrelationen. Famora tillhandahåller fortfarande systemfunktioner och behandlar vissa uppgifter enligt den ansvarsfördelning som beskrivs i partneravtalet och integritetspolicyn.

Hur sammanställningen tas fram

Sammanställningen bygger på klientens strukturerade svar och en fast mall. Klientens egen beskrivning återges ordagrant. Fritexten används inte för matchning och analyseras eller poängsätts inte av systemet.

Byrån gör sin egen bedömning av om uppdraget kan tas emot, kontrollerar eventuella intressekonflikter och kommer överens med klienten om uppdrag och kostnad.

Vad klienten fyller i

Formuläret har åtta steg och tar omkring tio minuter. Klienten svarar på frågor om:

• Vad ärendet gäller, vårdnad, boende, umgänge, verkställighet och så vidare
• Barnen: antal och åldersintervall. Aldrig namn, aldrig personnummer
• Vårdnad, boende och umgänge som det ser ut idag
• Om det finns dom, beslut eller avtal, och om det följs
• Om något pågår hos domstol eller myndighet, med instans och datum
• Vilka konkreta situationer som är aktuella
• Vilken dokumentation som finns, och ungefär hur mycket
• Vad som är viktigast just nu, och hur bråttom det är

Klienten väljer själv om hen vill beskriva situationen i egna ord eller berätta muntligt för er i stället. Båda vägarna är likvärdiga i formuläret.

Vi avråder aktivt från detaljer om våld. Om det förekommer våld eller hot räcker det att klienten kryssar i det. Detaljerna hör hemma i ett samtal med er, direkt med er. Advokatbyråer och andra juristbyråer kan omfattas av olika regler om tystnadsplikt och sekretess. Det står uttryckligen i formuläret.

När ni får en förfrågan

Förfrågan går samtidigt till alla anslutna byråer som arbetar med den ärendetypen, i det området och på det språket. Flera byråer ser den alltså samtidigt.

Den byrå som först tackar ja får ärendet.

Vi väljer inte åt klienten, och vi rangordnar inte byråer efter vem vi anser är bäst. Det finns inget sätt att betala för att få företräde. En visad teknisk matchningsgrad är inte ett omdöme om byråns juridiska kvalitet.

Vad ni ser innan ni svarar

• Ärendetyp
• Län och kommun
• Hur bråttom det är
• Vilket språk klienten vill ha kontakt på
• Om en domstolsprocess pågår och vid vilken instans
• Om klienten haft ombud tidigare
• Om klienten angett att det finns en tidsfrist
• Om klienten skrivit en egen beskrivning

Inget namn. Ingen e-postadress. Inget telefonnummer. Ingen beskrivning.

Det hjälper er att bedöma kompetens och kapacitet. Förhandsvisningen visar inte klientens namn eller kontaktuppgifter, men de begränsade uppgifterna ska ändå behandlas som personuppgifter.

Vad ni ser efter att ha tackat ja

Kontaktuppgifter, klientens egen beskrivning ordagrant, och hela sammanställningen av vad hen svarat, inklusive uppgifter om våld, missbruk eller hälsa om sådana kryssats i.

De uppgifterna frisläpps först vid accept, och bara till er. Byråer som inte accepterat ser bara förhandsvisningen. Om ni senare lämnar tillbaka ärendet kan en annan byrå få uppgifterna efter en ny accept. Er åtkomst till innehållet hos Famora upphör då. Uppgifter ni redan tagit emot hanterar ni under ert eget personuppgiftsansvar.

Om ni tackar nej

Ingenting händer med er. Det påverkar inte hur många förfrågningar ni får i framtiden, och det finns ingen kvot att uppfylla.

Vi ber om ett skäl, men bara för att kunna se mönster, får vi många nej av samma orsak är det något vi gör fel i urvalet.

Om ingen byrå tar emot

Efter en tid blir förfrågan synlig för samtliga anslutna byråer i hela landet, oavsett var ni registrerat att ni arbetar. Fortfarande med samma begränsade uppgifter.

Den första matchningsperioden är högst 21 dagar från inskick. Om ett mottaget ärende lämnas tillbaka kan en återupptagen period börja, med en tidsgräns på högst 21 dagar från det första återupptagandet. Senare återlämningar förlänger inte den tidsgränsen. Klienten får ett särskilt besked när den återupptagna sökningen tar slut utan en ny byrå.

Vad ni bestämmer själva

Område. Ett eller flera län, eller hela landet. Ni ändrar det själva i portalen när ni växer eller vill smalna av.

Ärendetyper. Vilka typer av ärenden ni tar emot.

Språk. Vilka språk ni kan ta emot klienter på, och på vilken nivå: modersmål, yrkesnivå, eller via tolk. Klienten anger vilket språk hen önskar, vi översätter inte, vi förmedlar önskemålet.

Kapacitet. Hur många ärenden ni vill ta emot per period. Är kvoten full får ni inga fler förfrågningar förrän perioden vänder.

Aviseringar. Om ni vill ha ärendetyp och kommun direkt i mejlet, eller bara en avisering om att något väntar i portalen.

Vad det kostar

Fast avgift per månad. Aldrig per klient, aldrig andel av ert arvode.

Avgift och eventuell kostnadsfri kampanjperiod framgår av ert partneravtal.

Vi tjänar lika mycket oavsett om ni tar ett ärende eller trettio, och oavsett hur ärendet slutar. Det är avsiktligt: en modell där vi tjänar på att ni tar fler ärenden skulle ge oss skäl att skicka er ärenden ni inte borde ta.

Löpande månad, ingen bindningstid, trettio dagars uppsägningstid.

Ert eget intag

Ni kan lägga en länk till ett eget formulär på er webbplats. Klienter som kommer den vägen är era från början, de visas aldrig för någon annan byrå, och räknas inte mot er kapacitet.

Formuläret bär ert namn. Ni är personuppgiftsansvariga för det egna intaget och vi behandlar uppgifterna som biträde enligt era dokumenterade instruktioner. Villkoren står i partneravtalet med bilaga.

Vad vi aldrig gör

• Säljer klientuppgifter eller lämnar dem för marknadsföring
• Ger flera byråer samtidig aktiv åtkomst till samma förmedlade ärendes innehåll hos Famora
• Tar betalt per förmedlat ärende
• Låter någon betala för bättre placering
• Lägger oss i er rådgivning eller er prissättning

Kom igång med byrån

Vad behöver vara klart innan vi tar emot förfrågningar?

Registrera byrån och fyll i uppgifterna som efterfrågas. Famora granskar anslutningen och förbereder partneravtalet. En behörig företrädare behöver läsa och acceptera avtalet innan byrån kan aktiveras. Att ett konto har skapats betyder alltså inte att byrån redan tar emot förfrågningar.

Kontrollera sedan område, ärendetyper, språk, kapacitet och aviseringsadresser under Inställningar. Använd Avtal för att se avtalsinformationen. Kontakta support om anslutningen stannar i väntan på granskning eller avtal.

Hur loggar jag in med tvåfaktorsautentisering?

Öppna partnerinloggningen och ange ditt personliga kontos e-postadress och lösenord. Följ sedan steget för autentiseringskoden. Om kontot ännu inte har en ansluten autentiseringsapp får du anvisningar för att ansluta den.

Lägg till den visade QR-koden eller installationsnyckeln i din autentiseringsapp och bekräfta med en aktuell kod. Dela inte QR-koden, installationsnyckeln, lösenordet eller engångskoder med någon annan.

Lösenordet eller autentiseringskoden fungerar inte. Vad gör jag?

Använd lösenordsåterställningen på inloggningssidan om du har glömt lösenordet. Kontrollera att du använder samma e-postadress som kontot eller inbjudan gäller och att mejlet inte hamnat i skräpposten.

Vid fel autentiseringskod, kontrollera att koden hör till rätt Famora-konto och att telefonens tid är rätt. Vänta vid behov på nästa kod. Gör inte många upprepade försök. Om du har förlorat autentiseringsappen eller fortfarande inte kommer in, kontakta support. En lösenordsåterställning ersätter inte det separata steget för tvåfaktorsautentisering.

Hur bjuder vi in eller tar bort en kollega?

En byråadministratör går till Inställningar, Användare och Bjud in en kollega. Kontrollera mottagarens adress och välj rätt roll. Kollegan använder sin egen inbjudan och sätter upp sin personliga inloggning och autentiseringsapp.

Byråadministratören kan återkalla en väntande inbjudan och inaktivera eller återaktivera andra användare. Inaktivera konton som inte längre ska ha åtkomst. Dela inte ett konto mellan flera personer. Alla användare ser inte samma administrativa knappar.

Arbeta i inkorgen

Vad betyder flikarna?

Förhandsvisningen före accept innehåller inte klientens kontaktuppgifter eller egen beskrivning. En referens eller historikpost innebär inte i sig att ni fortfarande har rätt att läsa innehållet.

Hur svarar vi på en förfrågan?

Läs förhandsvisningen och ta ställning till om byrån har rätt kompetens och kapacitet. Tacka ja för att ta emot förfrågan eller välj Avstå och ange ett skäl. Gör därefter de kontroller och överenskommelser med klienten som uppdraget kräver.

Om en annan byrå hinner före kan erbjudandet inte längre tas emot av er. Uppdatera inkorgen och kontrollera det aktuella läget i stället för att klicka flera gånger. En förhandsvisning kan ha hunnit bli inaktuell medan den varit öppen.

Vad gör vi när kontakt har tagits?

Öppna det mottagna ärendet och markera Jag har tagit kontakt när det stämmer. Håll ärendets status aktuell. Det gör det lättare för kollegorna att se vad som har gjorts och vad som återstår.

Vad är skillnaden mellan att avsluta och att lämna tillbaka?

Välj Avsluta ärendet och läs följden som visas för det valda skälet innan ni bekräftar.

• Uppdraget är genomfört eller Klienten valde en annan väg avslutar det förmedlade ärendet hos Famora.
• Vi kan inte ta uppdraget, Vi har inte fått tag i klienten eller Annat skäl lämnar tillbaka ett förmedlat ärende så att sökningen efter en annan byrå kan fortsätta inom den kvarvarande matchningsperioden.
• För ett ärende från ert eget intag stängs ärendet hos er. Det skickas inte till andra byråer, och ni ansvarar för beskedet till klienten.

Efter återlämning upphör er åtkomst till klientinnehållet hos Famora. Ett avslutat ärende kan visas som klientfri historik. Om ni registrerat fel avslut, kontakta support med ärendereferensen.

Vad händer om klienten återtar förfrågan?

Ett återtagande är inte samma sak som att byrån lämnar tillbaka ärendet. Förfrågan ska inte fortsätta till nya byråer. Portalen visar det ändrade läget och tidigare accept ger inte fortsatt rätt att läsa innehållet där.

Stäm av eventuellt pågående uppdrag direkt med klienten. Ett ändrat läge hos Famora avgör inte ensamt vad som gäller i er separata klientrelation.

Eget intag i praktiken

Hur får vi vår länk och QR-kod?

Öppna Mitt intag. En byråadministratör kan aktivera intaget och få byråns adress. Kopiera länken till er webbplats eller mejlsignatur. Där finns också QR-kod för utskrift och nedladdning.

Öppna länken och kontrollera att rätt byrå visas innan ni delar den. Om ni stänger av intaget tillfälligt sparas adressen, men formuläret är inte öppet för nya inskick under avstängningen. Att stänga av länken raderar inte tidigare inskickade ärenden.

Varför hamnar inte vårt eget intag hos andra byråer?

Eget intag hör till den byrå vars länk klienten använder. Det ingår inte i Famoras matchning till andra byråer och räknas inte mot er kapacitet för förmedlade förfrågningar. Ett avslut i eget intag startar därför ingen ny matchning.

Var hittar vi ärenden från vår egen länk?

Öppna Mottagna. Ärenden från byråns formulär är märkta Eget intag och kan läsas av er utan att ni först tackar ja till ett erbjudande. Mitt intag används för länken, QR-koden och intagets inställningar, inte för att läsa enskilda ärenden.

Öppna ärendets kontaktuppgifter och strukturerade underlag. Klientens egen beskrivning återges som den lämnades. Om klienten valt att berätta muntligt finns ingen sådan text att läsa. Uppgifter i underlaget behöver stämmas av med klienten som en del av ert arbete.

Hur skriver vi ut eller sparar ett ärende som PDF?

Öppna ärendet och välj Öppna utskriftsvänligt underlag. Underlaget öppnas i en ny flik. Använd webbläsarens Skriv ut och välj vid behov Spara som PDF som destination. Det är webbläsaren som skapar PDF-filen. Namn på alternativ och var filen hamnar kan skilja sig mellan dator och mobil.

Utskrift kräver att ni fortfarande har åtkomst till innehållet. Om underlaget inte öppnas, kontrollera inloggningen och ärendets aktuella läge. Äldre inskick kan sakna det strukturerade underlaget. Kontakta support med ärendereferensen om något verkar saknas, utan att skicka klientinnehåll i vanlig mejl.

Hur exporterar vi ett enskilt ärende från eget intag?

I ett pågående ärende märkt Eget intag, välj Exportera ärendet som CSV vid kontaktuppgifterna. Exporten gäller just det ärendet och kan innehålla kontaktuppgifter, klientens beskrivning och strukturerade svar. Kontrollera webbläsarens hämtade filer och förvara filen i byråns skyddade system.

När ärendet är avslutat eller åtkomsten har upphört kan innehållet inte hämtas via den länken. En nedladdning ändrar inte ärendets status. Behöver ni ett samlat underlag från flera mottagna ärenden, använd inkorgens Exportera mottagna ärenden (CSV).

Inställningar och aviseringar

Vi får inga förfrågningar. Vad kontrollerar vi?

Kontrollera först att byrån är aktiverad och tar emot nya förfrågningar. Se sedan över område, ärendetyper, språk och kvarvarande kapacitet. Om ni inte har valt språk matchas profilen mot klienter som önskar svenska.

Även med rätt inställningar beror inflödet på vilka förfrågningar som kommer in. Tjänsten garanterar inte ett visst antal klienter. Om inkorgen fungerar men mejlen saknas, kontrollera aviseringsadresser och skräppost. Kontakta support vid ett kvarstående fel.

Vart går mejlen och vad står i dem?

Under Inställningar, Aviseringar kan ni ange adresser för eget intag, förfrågningar från Famora samt fakturor och betalning. Ett tomt alternativt adressfält använder byråns officiella adress. Avtalsrelaterade meddelanden går till den officiella adressen.

Välj minsta möjliga innehåll om ni bara vill få veta att något väntar i portalen. Alternativet med ärendetyp, kommun och brådska visar även sådana uppgifter i ämnesraden. Klientens kontaktuppgifter och egen beskrivning skickas inte i dessa aviseringsmejl.

Fakturor och uppsägning

Är varje mottaget ärende en kostnad?

Nej. Avgiften är fast per månad enligt ert partneravtal. En accept eller ett inskick via ert eget intag är inte ett separat debiteringstillfälle. Kostnader och villkor för det juridiska uppdraget avtalar ni direkt med klienten.

Hur säger vi upp abonnemanget?

Öppna avsnittet för uppsägning under Inställningar. Läs underlaget med beräknat slutdatum och eventuella belopp innan ni bekräftar. Efter registreringen visar portalen beskedet, och ett skriftligt besked köas till byrån.

Fakturafrågor och avräkning hanteras enligt partneravtalet. Kontakta support vid en avvikelse och ange fakturareferensen. Export och instruktioner för eget intag behöver hanteras före avveckling; utgå inte från att åtkomst finns kvar efter avtalets slut.

Export och personuppgifter

Hur exporterar vi våra mottagna ärenden?

Använd Exportera mottagna ärenden (CSV) i inkorgen. Filen kan innehålla klientuppgifter för ärenden som ni fortfarande får läsa samt klientfri historik. Återlämnade ärenden ingår inte. En export återöppnar inte innehåll i avslutade eller återtagna ärenden.

Kontrollera att filen har laddats ned och spara den i byråns skyddade system. En skapad eller nedladdad fil är inte automatiskt överlämnad till någon annan. Skicka den inte i oskyddad supportmejl. Om systemet säger att exporten är för stor, kontakta support i stället för att försöka kringgå gränsen.

Hur hanterar vi rättelse, registerutdrag, återlämning eller radering?

Skilj på Famoras förmedling och ert eget intag. Ansvar och instruktioner följer partneravtalet, biträdesbilagan och den aktuella behandlingen. Kontakta support med relevant referens så att begäran kan hanteras i rätt flöde. Ett avslutat ärende eller en avstängd intagslänk är inte samma sak som en genomförd radering.

Ni ansvarar för uppgifter som ni redan har tagit emot i era egna system. Ange inte känsliga klientuppgifter i ett första vanligt supportmejl. Begär anvisning för säker överlämning när innehåll behöver lämnas.

Vanliga problem

Sidan visar gamla uppgifter eller en åtgärd misslyckas. Vad gör jag?

Läs felmeddelandet och kontrollera ärendets aktuella status innan du försöker igen. Om sessionen har gått ut, logga in på nytt. Vid flera öppna flikar, uppdatera den flik där du ska fortsätta så att du inte arbetar från ett gammalt läge.

Efter ett nätverksavbrott kan en åtgärd ha registrerats trots att bekräftelsen inte nådde din skärm. Kontrollera därför resultatet före ett nytt försök, särskilt vid accept, avslut, inbjudan eller uppsägning. Kopiera vid behov osparad, icke känslig inställningstext innan du laddar om sidan. Spara inte klientbeskrivningar på en oskyddad plats.

Kan vi använda mobilen eller spara portalen på hemskärmen?

Öppna partnerportalen i mobilens webbläsare. Du kan spara en genväg med webbläsarens funktion för hemskärmen om den finns tillgänglig. Genvägen ersätter inte personlig inloggning eller autentiseringskod och ger inte rätt att spara klientuppgifter offline.

Var hittar vi hjälpen när vi arbetar?

Välj Så fungerar det i portalen för att öppna den publicerade hjälpen. Du kan också öppna den här hjälpsidan separat och använda Sök i hjälpen eller ämneslänkarna. Webbläsarens sökfunktion går också att använda. På dator används vanligen Ctrl+F eller Cmd+F. Har hjälpen uppdaterats medan portalen varit öppen, ladda om portalen för att hämta den nya texten.

Frågor

Har ni fler frågor? Mejla support@famora.se.

Ange vad ni försökte göra, relevant ärende- eller fakturareferens, tidpunkt och felmeddelande. Skicka inte lösenord, engångskoder, autentiseringsnycklar eller klientens beskrivning i vanlig supportmejl. Dölj klientuppgifter om ni bifogar en skärmbild.